毫无疑问,Microsoft Excel是世界上最流行的电子表格应用程序。它是计算,VBA.,绘制工具,和枢轴表管理数据山脉。您还可以使用它来组织,格式化和计算电子表格单元格中的公式。Excel还提供强大的视觉效果,这些视觉效果总结和说明使用图表和图形的数据洞察。

随着这些特征似乎的膨胀,Excel是一个非常简单的学习软件。曾经掌握过,您将欣赏其工具可以简化工作量。例如,采用数据验证。如果您在电子表格中输入数据并找到要重复的大部分条目,则可以使用数据验证来创建下拉列表,而不是每次打字值。或者您可能在共享工作簿中捕获大量无效响应,并希望防止某些条目。

如果这些方案中的任何一个声音熟悉,请继续阅读,看看如何使用数据验证来提高工作流程。

Microsoft Excel - 从初学者到高级Excel

最后更新5月2021

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什么是数据验证?

简化术语,数据验证是Excel中的一个工具,允许用户控制其工作表中允许的数据。用户可以在单个单元格中创建一个下拉列表,为他们可以输入的内容指定自定义规则,并在受限制条目上设置标准。例如,可以使用数据验证来确保单元格中包含的值在x和y号之间,确保文本条目小于30个字符,或确保在接下来的15天内发生日期。

当您想要在您或其他用户输入无效数据时显示错误消息时,数据验证条件也很有用,或者您要在下拉菜单中查看预定义的选择。

数据验证的一件事是创建万无一套的卓越作业。通过告诉Excel用户可以选择的值,电子表格可以保持清洁,精确,并达到该点。

Excel中的下拉列表有很多用例,例如让人们完成表单或管理大量数据。

数据验证选项在哪里?

因为它是Excel中最常用的工具之一,因此数据验证提示方面可在Excel带上可用。只需导航到“数据”选项卡,然后单击“数据验证”。

如果您在Excel接口中找到了数据验证工具时遇到了麻烦,则下面的图像将使您更好地了解在哪里找到它。如果您的Excel功能区隐藏,您将无法看到它。您所要做的就是单击说明数据的选项卡,它将展开,为您提供完整的数据选项,包括数据验证。

如何创建下拉列表?

现在我们知道在哪里找到数据验证工具,我们可以开始学习如何使用它。

首先在我们的列表中是下拉列表。随着我们在博客的早期暗示中,Excel的下拉列表是在电子表格中呈现单个单元格中的选择菜单。当您处理大量数据时,这些下拉列表将是保持电子表格清洁和组织的关键。

创建下拉列表非常简单。以下是完整的步骤:

  1. 您要做的第一件事是创建一个新的空白表。这是您在列表中输入您想要的所有选项的位置。您可以在同一电子表格上创建此列表,其中将出现下拉菜单,但具有列表值的指定工作表将为清洁,更具组织的工作簿制作。
  2. 在空白表中,添加要在下拉列表中显示的所有项目。这些都应该在单行或列中输入,并务必按照您希望它们出现在下拉菜单中的顺序中列出它们。
  3. 在完整列表中输入后,您应该选择包含条目的整个单元格范围。因此,如果在Cella A2和A3中输入真和假,请选择单元格A2和A3。之后,右键单击选择,然后选择“定义名称”的选项。
  4. 在“名称”字段中,输入列表的名称。大多数人使用与参赛作品密切相关的名称。例如,可能将产生的生成列表命名为生成。无论您如何决定标记它,要注意不要在名称中包含字符之间的任何空格。
  5. 您还应该看到“范围的范围”字段。在此处选择“工作簿”,以便您的下拉列表可用于工作簿中的所有工作表中。
  6. 既然您已命名为您的列表并使其访问,您可以单击“确定”以保存您的设置。接下来,您将希望导航到您希望列表出现的单元格。
  7. 选择一个单元格后,您将希望回到我们早期谈论的“数据”功能区,然后单击“数据验证”。您应该看到一个类似于上面图像的提示。
  8. 留在“设置”选项卡上并转到“允许”菜单。选择列表选项,以便Excel知道要将下拉菜单添加到所选单元格。
  9. 单击“列表”选项后,应显示“源”字段。这是您输入您在第四步创建的列表名称的位置。输入“=”标志,后跟列表名称。
  10. 最后,单击“确定”,突出显示任何一个单元格。现在,选择您选择插入下拉列表的单元格时,将出现下拉箭头。这就是您提取菜单的方式,以查看所有可用选项。只需从下拉列表中选择一个选择以将其添加到单元格中。

您可以使用工作表引用来向下拉菜单提供值。例如,特定范围内的所有项目都可以定义为数据验证设置窗口中的下拉列表选项。请记住,您将始终必须输入与美元符号的绝对地址的范围。如果数据验证在工作表中的其他单元格上运行,这些字符会阻止范围更改。

认为这是专业人士最重要的高级Excel技能之一。

什么是不同类型的验证选项?

有八个不同的数据验证规则。

根据验证条件,设置将允许您设置多个参数。例如,允许整个数字将提示您从以下选项中选择,然后选择“最大”选项。

数据验证窗口中有哪些其他功能?

除了在单元格中输入验证条件的“设置”选项卡外,还有其他两个选项卡为“输入消息”和“错误警报”。

“输入消息”选项卡允许用户在用户选择具有数据验证的单元格时显示消息。它可以像你喜欢的那样详细或模糊,通知用户允许或不允许的内容。使用“输入消息”选项卡是完全可选的。

“错误警报”选项卡控制未发生验证时会发生什么。例如,将样式设置为“停止”可防止输入输入。出现“停止”警报窗口后,用户可以选择重试或取消。错误警报包含样式,标题和错误消息。

其他样式如“信息”或“警告”通知用户输入非验证值。警告窗口有“是”,“”不“和”取消“以提示接受,拒绝(编辑),并取消无效数据。信息Windows有两个选项:“确定”(接受)和“取消”(删除)。设置错误消息很容易。

我可以在不同的工作表上使用列表来创建下拉吗?

如果要避免使用名为Excel表,请创建命名范围并将其应用为下拉列表源。源列表可以位于同一表格或与下拉列表中的不同纸张。

我可以在Excel中复制和粘贴下拉列表吗?

是的,您可以将所有数据验证单元格复制并粘贴到其他单元格。执行此操作将将所有数据验证规则携带到新单元格。

要将从一个单元格应用到范围的下拉列表,请复制单元格并粘贴到范围内。这将使下拉列表可用并复制格式。

所有关于分隔列表

除了在工作表上引用项目列表外,还可以直接在“源”框中键入列表。您应该将每个项目与逗号分隔。

这是一个例子。

优秀,好,公平,穷人

有两个警告具有分隔列表。

1)所有单词都区分大小写。在所有帽中键入单词将显示错误消息。

2)接受物品之前或之后的其他空间。不会出现错误消息。

用户还能够键入未显示在下拉列表中的项目。只需转到错误警报“选项卡并删除复选标记以关闭它。

我可以使用Google Shoths执行数据验证吗?

是的,数据验证与Google纸张兼容。Google纸张利用比Excel更直接的过程,消除了命名单元范围的需要。

以下是您可以使用Google Sheets创建数据验证下拉列表的步骤。

  1. 访问空白或现有工作表。与Excel一样,创建新表有助于保留现有的电子表格清洁和组织。
  2. 右键单击要显示的下拉列表的单元格。
  3. 在弹出菜单的底部选择“数据验证”
  4. 在对话框中,导航到条件:字段,然后选择“选择数据范围”
  5. 转到工作表并突出显示要在下拉列表中显示的所有数据。
  6. 单击“确定”并保存以关闭对话框。
  7. 预选的单元格将显示下拉箭头。单击箭头以查看下拉列表中的所有项目。用户还可以选择键入输入,但输入必须与其出现的拼写错误或间距问题相同。
  8. 所选值将填充在单元格中。

数据验证是最先进的Excel用户最容易学习的事情之一。更好,随着时间的推移,该工具随着时间的推移而变得越来越容易。

什么是流行的数据验证规则?

以下是一些最常见的数据验证规则。

防止未来日期

在电子表格上输入错误的日期通常会频繁地发生。数据验证允许用户在过去设置日期或应用今天的日期。

  1. 打开数据验证窗口
  2. 从“允许”列表中,选择“日期”。
  3. 从“数据”下拉列表中,选择“小于或等于”
  4. 在“结束日期”框中,键入公式=今天()

“今天()公式自动返回今天的日期。

防止重复值

为防止用户输入重复值,请执行以下步骤。

  1. 选择范围。
  2. 打开数据验证窗口。
  3. 从“允许”列表中,选择“自定义”。
  4. 在“公式”框中,输入以下公式 - = countif($ 2:$ 20,a3)= 1。
  5. 可选:如果要显示输入或错误警报消息,请访问输入消息和错误警报选项卡。

这计算了等于单元A3中值的范围内的单元格数。请注意,创建绝对参考(2美元:$ 20)以将公式携带到其他细胞。

设置文本长度

您还可以创建验证规则来限制单元格中的字符数。让我们使用以下步骤将小区中的文本长度限制为七个字符。

  1. 从“数据”选项卡打开“数据验证”窗口。
  2. 从“数据”下拉列表中,选择“等于”。
  3. 在“长度”框下,输入为“7.”类型为“7.”这告诉Excel它不应允许给定单元格中的七个以上字符。

需要参赛作品的特定文本

  1. 打开数据验证窗口。
  2. 从“允许”列表中,选择“自定义”。
  3. 输入以下公式:Isnumber(查找(“文本”.a2))。

在此公式中,查找功能是允许您搜索“文本”单词的原因。如果Excel在电子表格中的任何位置找不到“文本”,则会出现错误。Isnumber部分允许用户知道查找功能是否成功,如果未找到,则返回值“true”,如果找不到“false”。

总而言之,数据验证工具是使电子表格无错误的绝佳方式。这使得在不同的协作者之间可以更轻松地通过工作表公式或细胞内容严重受损的风险。

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